Loty MICE prywatnymi odrzutowcami

Prywatne samoloty to broker lotnictwa biznesowego. Organizujemy loty MICE, czyli przeloty grupowe dla firm na spotkania, wyjazdy motywacyjne, konferencje i wydarzenia korporacyjne, z polskich lotnisk i z dowolnego punktu w Europie. Współpracujemy z operatorami posiadającymi certyfikat AOC i dobieramy maszynę pod liczebność grupy, a nie odwrotnie.

W wyjeździe firmowym najdroższa nie jest cena biletu, tylko stracony czas kilkunastu dobrze opłacanych osób. Przesiadka w Monachium, trzy godziny w terminalu i przylot o pierwszej w nocy przed poranną sesją to koszt, który nie pojawia się w żadnej fakturze, ale realnie obniża efekt całego wydarzenia. Czarter odwraca tę logikę: to samolot dopasowuje się do agendy, a nie agenda do rozkładu.

• • Od 4 do 100+
  • uczestników na pokładzie
• • Zbiórka
  • z kilku miast naraz
• • Godzina wylotu
  • pod agendę wydarzenia
• • Około 6500
  • maszyn w bazie
• • Faktura
  • i komplet dokumentów
• • Loty
  • do ponad 190 krajów

Cztery litery MICE i co z nich wynika dla przelotu

Skrót obejmuje cztery różne typy wydarzeń, a każdy z nich stawia przed transportem inne wymagania. To dlatego pierwsze pytanie, jakie zadajemy, dotyczy charakteru wyjazdu, a nie kierunku.

Zbiórka uczestników z kilku miast

To rozwiązanie, o które pyta niemal każda polska firma z oddziałami poza centralą, i jednocześnie coś, czego rejs regularny nie zrobi. Zespoły z Warszawy, Krakowa i Trójmiasta nie muszą najpierw zjeżdżać się do jednego lotniska.

Który wariant wypada korzystniej, zależy od geografii. Przy wyjeździe do Barcelony zbiórka Warszawa plus Katowice po drodze prawie nic nie kosztuje, bo Katowice leżą na trasie. Przy tym samym kierunku i zbiórce Gdańsk plus Rzeszów nadłożenie drogi zjada oszczędność i lepiej wypadają dwie maszyny. Liczymy oba warianty i pokazujemy różnicę w wycenie.

Ile osób zmieści się na pokładzie

Dobór maszyny zaczyna się od liczby uczestników, ale ogranicza go też dystans. Poniżej realne zestawienie dla grup firmowych.

Przy grupach powyżej dwudziestu osób warto rozważyć również czarter maszyny liniowej w układzie standardowym. Jest tańszy w przeliczeniu na uczestnika niż samolot w wersji VIP, choć oznacza rezygnację z części udogodnień pokładowych. Przy grupie pięćdziesięcioosobowej różnica bywa na tyle duża, że przeważa nad komfortem. Liczymy oba warianty i przedstawiamy je obok siebie.

Ceny lotów MICE

Cena dotyczy całej maszyny, więc koszt na uczestnika spada wraz z zapełnieniem pokładu. Przy dwunastu osobach w super-średnim odrzutowcu wychodzi zwykle poziom porównywalny z biletami w klasie biznes na rejsie z przesiadką, przy nieporównanie krótszym czasie podróży.

Poniżej poziomy cen na kierunkach typowych dla wydarzeń MICE. Kwoty dotyczą lotu w jedną stronę wraz z opłatami lotniskowymi i obsługą naziemną, w euro z przeliczeniem na złote według średniego kursu NBP.

Do wyceny grupowej dochodzą pozycje, których nie ma przy locie indywidualnym: catering dla całej grupy, dodatkowa obsługa naziemna przy większej liczbie bagaży, transfer autokarowy z płyty do hotelu oraz postój maszyny, jeśli zostaje na miejscu do lotu powrotnego. Przy wyjazdach kilkudniowych liczymy równolegle dwa warianty, z pozostawieniem maszyny i z jej odesłaniem do bazy, i pokazujemy, który wypada taniej.

Koszt 1 godziny lotu samolotów biznesowych

Turbośmigłowe od 1000 € / godzina

Małe odrzutowce od 1700 € / godzina

Lekkie odrzutowce od 2300 € / godzina

Średnie odrzutowce od 3400 € / godzina

Super średnie odrzutowce od 5100 € / godzina

Ciężkie odrzutowce od 5600 € / godzina

Odrzutowce dalekiego zasięgu od 6500 € / godzina

Odrzutowce ultradalekiego zasięgu od 11 000 € / godzina

Podatki i dokumentacja wyjazdu MICE

To pytanie pada w każdej rozmowie z działem finansowym i bywa ważniejsze niż sama cena. Nie jesteśmy doradcą podatkowym, ale wiemy, jakich dokumentów potrzebuje księgowość, i przygotowujemy je standardowo.

Kwalifikację konkretnego wydatku zawsze potwierdź ze swoim doradcą podatkowym lub księgowością. Nasza rola kończy się na dostarczeniu kompletnej i czytelnej dokumentacji, ale to ona najczęściej decyduje, czy koszt da się obronić.

Formalności na popularnych kierunkach MICE

Przy grupie problemem nie jest zwykle sam przelot, tylko to, że jedna osoba z dwudziestu nie ma ważnego dokumentu. Poniżej najważniejsze różnice między kierunkami.

• Strefa Schengen. Niemcy, Austria, Włochy, Hiszpania, Francja, Czechy i pozostałe kraje strefy. Wystarczy dowód osobisty, nie ma kontroli granicznej, a odprawa odbywa się w terminalu general aviation. Najprostszy scenariusz i większość wyjazdów firmowych z Polski.
• Wielka Brytania. Poza Schengen. Konieczny paszport, a obywatele polscy potrzebują elektronicznego zezwolenia na wjazd, o które trzeba wystąpić przed podróżą. Przy grupach to najczęstsze źródło problemów, bo zezwolenie jest indywidualne i nie da się go załatwić zbiorczo w ostatniej chwili.
• Irlandia. W Unii, ale poza strefą Schengen, więc obowiązuje kontrola graniczna. Dla obywateli polskich wystarczy dowód osobisty lub paszport.
• Szwajcaria i Norwegia. W strefie Schengen mimo pozostawania poza Unią. Kontroli granicznej nie ma, ale przy wwozie towarów, na przykład materiałów targowych, obowiązują procedury celne, bo oba kraje są poza unią celną.
• Turcja, Czarnogóra, Serbia. Poza Schengen, wymagany paszport. Dla obywateli polskich zwykle bez wizy przy pobytach turystycznych i służbowych do określonej liczby dni.
• Zjednoczone Emiraty Arabskie. Paszport oraz zezwolenia przelotowe i sloty uzgadniane z wyprzedzeniem. Popularny kierunek incentive, ale wymagający dłuższego przygotowania niż kierunki europejskie.
• Stany Zjednoczone. Paszport i elektroniczna zgoda ESTA lub wiza. Zgoda jest indywidualna i wydawana przed podróżą, czego nie da się przyspieszyć czarterem.

Polski rynek MICE: skąd firmy latają i dokąd

Polski rynek MICE, a w nim segment wyjazdów motywacyjnych szacowany na ponad miliard złotych rocznie, ma geografię wyraźnie powiązaną z rozmieszczeniem branż. Poniżej praktyczny obraz.

Po stronie kierunków docelowych układ jest dwudzielny. Konferencje i targi ciągną do Frankfurtu, Monachium, Barcelony, Mediolanu, Amsterdamu i Londynu, czyli tam, gdzie odbywają się największe wydarzenia branżowe. Wyjazdy motywacyjne idą w stronę wybrzeży i wysp: Baleary, Costa del Sol, Sardynia, Wyspy Greckie, Chorwacja i Czarnogóra latem, Alpy zimą. Ten drugi segment jest dla lotnictwa biznesowego wdzięczniejszy, bo kurorty mają zwykle słabe połączenia rejsowe z Polski, a często żadnych bezpośrednich.

Osobno warto wspomnieć o wyjazdach krajowych. Przy wydarzeniu na Mazurach, w Zakopanem czy nad morzem czarter odrzutowca rzadko ma sens ze względu na dystans, ale sprawdza się połączenie odrzutowca ze śmigłowcem na ostatnim odcinku albo sam śmigłowiec, gdy grupa jest niewielka, a dojazd samochodem zająłby pół dnia.

Kalkulator kosztu lotu MICE

Podaj trasę, termin i liczbę uczestników, a przygotujemy wycenę z konkretną klasą maszyny i rozbiciem kosztu na osobę. Wyliczenie prześlemy na podany adres e-mail.

Wynik ma charakter orientacyjny. Doradca skontaktuje się z Tobą, doprecyzuje szczegóły i przedstawi wycenę opartą na realnej dostępności maszyn w Twoim terminie. Wyszukiwanie i kalkulacja są bezpłatne i nie zobowiązują do zawarcia umowy.

Jak organizujemy wyjazd MICE

1. Zapytanie. Podajesz charakter wydarzenia, kierunek, termin, liczbę uczestników i miasta, z których wylatują. Na tym etapie wystarczą dane przybliżone.
2. Warianty. Przedstawiamy zwykle od trzech do pięciu opcji z modelem maszyny, liczbą miejsc, nazwą operatora i ceną, a przy zbiórce z kilku miast liczymy oba scenariusze obok siebie.
3. Lista pasażerów. Zbieramy dane uczestników wraz z obywatelstwem, żeby z wyprzedzeniem sprawdzić wymogi wjazdowe i wychwycić osoby potrzebujące wizy lub zezwolenia.
4. Umowa i faktura. Umowa określa trasę, typ maszyny, liczbę miejsc, zakres usług i warunki odwołania. Fakturę wystawiamy na dane firmy z wyszczególnieniem usługi.
5. Przygotowanie operacyjne. Sloty, obsługa naziemna po obu stronach, catering, transfer autokarowy z płyty oraz koordynacja z organizatorem wydarzenia lub hotelem.
6. Flight Brief. Na dobę przed wylotem otrzymujesz znaki rejestracyjne maszyny, dane załogi, adres terminalu i godziny, w formie gotowej do rozesłania uczestnikom.

Usługi towarzyszące

• Catering na pokładzie dla całej grupy, z uwzględnieniem diet i preferencji zebranych wcześniej od uczestników.
• Transfer autokarowy lub samochodowy z płyty lotniska do hotelu i miejsca wydarzenia.
• Obsługa w terminalach general aviation i salonach VIP po obu stronach trasy.
• Dolot śmigłowcem na ostatnim odcinku przy kierunkach kurortowych i górskich.
• Branding kabiny materiałami firmowymi przy wyjazdach motywacyjnych, po uzgodnieniu z operatorem.
• Koordynacja z agencją eventową lub organizatorem targów, tak aby godziny lotu wpisywały się w agendę.

Płatność i zmiany w rezerwacji grupowej

Za czarter zapłacisz przelewem bankowym lub kartą. Akceptujemy również gotówkę i kryptowaluty, przy zachowaniu obowiązujących przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz limitów płatności gotówkowych. Z każdym klientem zawieramy umowę, wystawiamy komplet dokumentów księgowych i gwarantujemy poufność, w tym w zakresie listy uczestników i celu wyjazdu.

Warunki odwołania określa umowa sporządzana pod konkretną trasę i wybraną maszynę. Ponieważ odrzutowce należą do różnych operatorów, zasady anulowania bywają odmienne, a im bliżej terminu wylotu, tym wyższa kara. Przy wyjazdach firmowych częstszy od odwołania jest jednak inny scenariusz: zmiana liczby uczestników. Drobne korekty w obrębie pojemności maszyny są zwykle bezkosztowe, a zapis na taką sytuację umieszczamy w umowie. Jeśli lot nie doszedł do skutku z winy naszej firmy lub operatora, zwracamy pełną kwotę.

Najczęściej zadawane pytania o loty MICE

• • Od ilu osób czarter opłaca się bardziej niż bilety rejsowe?

  • Zależy od trasy, ale punkt zwrotny leży zwykle w okolicach ośmiu do dwunastu osób, przy porównaniu z klasą biznes. Cena czarteru jest stała za lot, więc koszt na uczestnika spada z każdą kolejną osobą, podczas gdy przy biletach rośnie liniowo.

    Przewaga rośnie tam, gdzie nie ma bezpośredniego połączenia. Wyjazd na Sardynię czy do mniejszego miasta w Alpach oznacza przy rejsie przesiadkę i cały stracony dzień, którego nie widać w cenie biletu, ale widać w efektywności zespołu następnego dnia.

• • Czy można zabrać uczestników z kilku miast w Polsce?

  • Tak i robimy to na dwa sposoby. Pierwszy to międzylądowanie techniczne: maszyna zabiera grupę w jednym mieście, ląduje po drodze po drugą część zespołu i leci dalej. Postój trwa 30-45 minut, pasażerowie nie wysiadają. Drugi to dwie mniejsze maszyny startujące równolegle z różnych portów.

    Który wariant wypada taniej, zależy od geografii. Katowice po drodze z Warszawy do Barcelony prawie nic nie kosztują, ale zbiórka Gdańsk plus Rzeszów przy tym samym kierunku oznacza spore nadłożenie drogi. Liczymy oba warianty i pokazujemy różnicę.

• • Czy koszt czarteru można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

  • Kwalifikacja zależy od charakteru wyjazdu i od tego, jak został udokumentowany. Wyjazd o przeważającym charakterze biznesowym, z programem obejmującym szkolenie, warsztaty czy sesję strategiczną, stoi na innej pozycji niż wyjazd wyłącznie rekreacyjny.

    Ze swojej strony dostarczamy fakturę na dane firmy z wyszczególnieniem usługi transportu lotniczego, umowę czarteru z trasą i terminem oraz listę pasażerów. Na życzenie przygotujemy rozbicie kosztu na uczestnika. Kwalifikację samego wydatku potwierdź jednak ze swoim doradcą podatkowym, bo nie jesteśmy do tego uprawnieni.

• • Co zrobić, jeśli zmieni się liczba uczestników?

  • Drobne korekty w obrębie pojemności zarezerwowanej maszyny są zwykle bezkosztowe, bo płacisz za samolot, a nie za miejsca. Zgłoś zmianę możliwie wcześnie, żebyśmy zaktualizowali catering i zgłoszenie graniczne.

    Problem pojawia się dopiero przy przekroczeniu liczby miejsc, bo wtedy trzeba zmienić maszynę na większą, co wpływa na cenę. Dlatego przy rezerwacji pytamy o maksymalną możliwą liczbę uczestników, a nie o aktualnie potwierdzoną.

• • Ile bagażu może zabrać grupa?

  • Limit wynika z pojemności luku i dopuszczalnej masy startowej konkretnej maszyny, nie z taryfy, i nie pobieramy opłat za nadbagaż. Przy pełnym obłożeniu kabiny zapas na bagaż jest jednak mniejszy, bo masa pasażerów i bagażu sumuje się do jednego limitu.

    Przy wyjazdach targowych zgłoś materiały wystawiennicze, elementy stoiska i próbki już przy zapytaniu. Ładunki ponadgabarytowe potrafią przesądzić o wyborze maszyny, a czasem uzasadniają osobny lot cargo.

• • Z jakim wyprzedzeniem zamawiać wyjazd firmowy?

  • Przy spotkaniach zarządu lot jesteśmy w stanie uruchomić w 3-4 godziny, jeśli w pobliżu stoi wolna maszyna z załogą. Przy grupach powyżej dziesięciu osób realistyczne minimum to kilka dni, bo maszyn tej wielkości jest na rynku mniej.

    Przy wyjazdach motywacyjnych i targowych warto zgłosić się z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. W okresach dużych wydarzeń branżowych popyt na kierunku rośnie skokowo, dostępność spada, a stawki idą w górę.

• • Czy da się pracować na pokładzie w trakcie lotu?

  • Tak, i przy wyjazdach konferencyjnych bywa to główny powód wyboru czarteru. Od klasy średniej wzwyż kabina ma pełną wysokość do stania, układ foteli pozwalający na rozmowę w grupie i stoły do pracy z dokumentami. Na pokładzie są gniazdka, a w maszynach większych łącze satelitarne.

    Nie ma też obcych pasażerów, więc można omawiać sprawy poufne. Przy locie trwającym dwie godziny w obie strony to cztery godziny realnej pracy zespołu, które przy rejsie z przesiadką przepadają.

• • Z których polskich lotnisk obsługujecie wyjazdy grupowe?

  • Z każdego portu przyjmującego ruch general aviation. Najczęściej jest to Warszawa Chopina z Terminalem General Aviation, a poza stolicą Kraków Balice, Gdańsk, Katowice Pyrzowice, Poznań Ławica i Wrocław. Przy większych maszynach znaczenie ma długość drogi startowej, więc największe maszyny obsługujemy głównie z Warszawy, Katowic i Rzeszowa.

    Poznań Ławica wyróżnia się dobrze zorganizowaną Strefą Executive z osobnym podjazdem, kurtuazyjną kontrolą bezpieczeństwa i obsługą bagażu na płycie, co przy grupie ma realne znaczenie dla czasu odprawy.

• • Na co uważać przy wyjeździe do Wielkiej Brytanii?

  • Na elektroniczne zezwolenie na wjazd. Obywatele polscy muszą uzyskać je przed podróżą, a wniosek składa każdy uczestnik indywidualnie. Przy grupie dwudziestoosobowej wystarczy, że jedna osoba tego nie dopilnuje, i zostaje na płycie.

    Dlatego przy tym kierunku listę uczestników zbieramy wcześniej niż zwykle i przypominamy o zezwoleniach z wyprzedzeniem. Poza tym obowiązuje pełna odprawa graniczna po obu stronach, którą organizujemy w terminalu general aviation.

• • Czy w grupie mogą lecieć pracownicy spoza Unii Europejskiej?

  • Tak, ale ich wymogi wjazdowe różnią się od wymogów dla obywateli polskich. W polskich firmach, zwłaszcza w centrach usług wspólnych i w IT, pracuje wielu specjalistów z Ukrainy, Białorusi, Indii czy Filipin, a przy części kierunków będą oni potrzebowali wizy.

    To najczęstsza przyczyna wypadnięcia kogoś z grupy w ostatniej chwili. Listę pasażerów z obywatelstwem prosimy przesyłać na wczesnym etapie, żeby zdążyć sprawdzić wymogi i zorganizować dokumenty.

• • Czy maszyna czeka na miejscu przez cały wyjazd?

  • To zależy od rachunku. Przy wyjeździe jednodniowym lub dwudniowym pozostawienie maszyny bywa tańsze niż jej odesłanie i sprowadzenie. Przy wyjeździe pięciodniowym zwykle taniej wychodzi odesłanie do bazy, bo opłaty postojowe i nocleg załogi rosną z każdą dobą.

    Liczymy oba warianty i przedstawiamy je obok siebie, żeby decyzja była świadoma. Przy dłuższych wyjazdach warto też sprawdzić, czy na lot powrotny nie trafi się pusty przelot w odpowiednim terminie.

• • Czy obsługujecie grupy większe niż jeden odrzutowiec?

  • Tak. Powyżej dwudziestu osób wchodzą w grę samoloty w wersji VIP pokroju Airbus ACJ319 czy Boeing BBJ, a przy grupach kilkudziesięcioosobowych czarter maszyny liniowej w układzie standardowym, który w przeliczeniu na uczestnika bywa wyraźnie tańszy.

    Alternatywą jest kilka mniejszych maszyn lecących równolegle, co sprawdza się przy zbiórce z różnych miast. Przy grupie pięćdziesięcioosobowej różnica między wariantami potrafi być znacząca, dlatego zawsze przedstawiamy je razem z rozbiciem kosztu na osobę.

Co daje powierzenie nam wyjazdu firmowego

Przy wyjeździe grupowym najczęściej zawodzi nie samolot, tylko koordynacja: agenda wydarzenia nie zgadza się z godzinami lotu, jeden z uczestników nie ma zezwolenia wjazdowego, autokar czeka pod terminalem zamiast na płycie. Prowadzimy wszystkie te elementy razem i sprawdzamy je przed potwierdzeniem terminu, a firma ma jeden kontakt zamiast pięciu.

Nasza firma w liczbach:

• 60+ lotów międzynarodowych tygodniowo.
• Dostęp do około 6500 odrzutowców biznesowych różnych klas.
• 5000+ obsłużonych klientów, w większości powracających.
• 26 pracowników mówiących w ponad 10 językach europejskich.
• 4 biura w Europie.
• 12 lat doświadczenia w lotnictwie biznesowym.

Koordynator wyjazdu jest dostępny przez całą dobę, siedem dni w tygodniu.

Nasz zespół

Charlotte Mckinney

Dyrektor Handlowy

charlotte.m@private-jets.pl

Henry Richter

Szef Wydziału Lotnictwa

henry.r@private-jets.pl

Emma Miller

Dyrektor ds. rozwoju

emma.m@private-jets.pl

Liam Bishop

Wiodący konsultant lotniczy

liam.b@private-jets.pl

Oliver Davis

Airbroker

oliver.d@private-jets.pl

Anna Laurent

Konsultant lotniczy

anna.l@private-jets.pl

Zespół Prywatne samoloty tworzą doświadczeni specjaliści lotnictwa biznesowego. Obecnie w biurach firmy pracuje 26 specjalistów. Każdy klient otrzymuje osobistego doradcę, który towarzyszy mu na każdym etapie współpracy.

Ważne jest dla nas, aby klienci mogli kontaktować się nie tylko z opiekunem, ale również z kierownictwem firmy. Jeśli sprawa nie zostanie rozwiązana z osobistym doradcą, możesz napisać na adres flight@private-jets.pl, a wiadomość przekażemy kierownikowi danego działu.

Jesteśmy otwarci na dialog i chętnie wysłuchamy Państwa sugestii oraz opinii na temat pracy firmy.