Współpraca z asystentami i asystentkami zarządu

Dostajesz polecenie: zorganizować lot prywatny dla prezesa, zarządu albo gościa firmy. Termin jest bliski, budżet nieokreślony, a Ty nie zajmujesz się lotnictwem na co dzień. Do tego trzeba przejść przez dział zakupów, przygotować uzasadnienie kosztu i nie popełnić błędu, bo odpowiadasz za to osobiście.

Prywatne samoloty to broker lotnictwa biznesowego. Prowadzimy osobny tryb obsługi dla asystentów zarządu, asystentek dyrektorów i osób z działów administracji, które organizują lot w imieniu przełożonego lub firmy. Nie musisz znać się na klasach maszyn ani na procedurach lotniskowych. Twoim zadaniem jest podać cztery informacje, naszym reszta: dobór maszyny u operatorów z certyfikatem AOC, uzgodnienia, dokumenty i obsługa w dniu wylotu.

Rozumiemy też, że nie jesteś płatnikiem. Dlatego przygotowujemy komplet materiałów w formie gotowej do przedstawienia zarządowi i do przekazania księgowości, a nie tylko krótką odpowiedź z ceną.

• • Zestawienie ofert
  • w 30 minut od zapytania
• • Dokumenty
  • do działu zakupów
• • Faktura
  • na dane firmy
• • Jeden opiekun
  • dostępny całą dobę
• • Poufność
  • trasy i nazwisk
• • Loty
  • do ponad 190 krajów

Co asystent musi podać: cztery informacje

Nie potrzebujesz nazwy usługi, typu samolotu ani kodu lotniska. Wystarczy tyle, ile zwykle wiesz po rozmowie z przełożonym.

Resztę ustalamy sami albo dopytujemy. Nie oczekujemy, że przyjdziesz z gotową specyfikacją, bo to nasza praca, a nie Twoja.

Co asystent dostaje w odpowiedzi

Zestawienie przygotowane tak, żebyś mógł przekazać je dalej bez przepisywania i bez tłumaczenia branżowych skrótów.

Dokumenty do działu zakupów i weryfikacji kontrahenta

W większości firm nowy dostawca musi przejść wewnętrzną procedurę, zanim dojdzie do zamówienia. Dla asystenta jest to zwykle najbardziej czasochłonna część zadania, a nie sam wybór maszyny. Komplet dokumentów przygotowujemy od razu, bez proszenia i bez przypominania.

• Dane rejestrowe. Numery identyfikacyjne firmy, adres siedziby i dane do umowy, w formie umożliwiającej weryfikację w publicznych rejestrach.
• Nazwa operatora i jego certyfikat AOC. Podajemy, kto faktycznie wykona lot, jeszcze przed podpisaniem umowy. Dział bezpieczeństwa może zweryfikować operatora samodzielnie, a Ty nie odpowiadasz za informację, której nie masz.
• Potwierdzenie ubezpieczenia. Informacja o obowiązkowym ubezpieczeniu odpowiedzialności przewoźnika po stronie operatora oraz o naszym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej.
• Umowa ramowa. Jeśli firma planuje więcej niż jeden lot, proponujemy umowę ramową, która przechodzi przez dział prawny raz, a potem każdy lot jest tylko zleceniem na jej podstawie. Przy kolejnych zleceniach oszczędza to tygodnie.
• Umowa o zachowaniu poufności. Podpisujemy NDA w wersji przygotowanej przez nas albo przez Twoją firmę, zależnie od procedury.
• Referencje. Na życzenie przekazujemy referencje od klientów korporacyjnych, w zakresie uzgodnionym z nimi wcześniej.

Rozliczenie i dokumenty księgowe

Budżet: jak asystent ma zacząć rozmowę z przełożonym

Najczęstsze pierwsze pytanie brzmi: ile to będzie kosztować. Poniżej rzędy wielkości na kierunkach, które w podróżach służbowych z Polski pojawiają się najczęściej, żebyś miał punkt odniesienia jeszcze przed wysłaniem zapytania.

Kwoty dotyczą lotu w jedną stronę wraz z opłatami lotniskowymi i obsługą naziemną, w euro z przeliczeniem na złote według średniego kursu NBP. Trzy rzeczy zmieniają je najbardziej: liczba pasażerów, bo od niej zależy klasa maszyny, obecność lotu powrotnego oraz to, gdzie akurat stoi wolny samolot. Ta sama trasa w dwa różne dni potrafi różnić się o kilkadziesiąt procent.

Czego pilnujemy zamiast asystenta

To lista rzeczy, które najczęściej wykładają organizację lotu asystentom, a które trudno przewidzieć bez doświadczenia w branży. Sprawdzamy je zanim potwierdzimy termin.

Poufność

Informacja o tym, dokąd i kiedy leci zarząd, bywa wrażliwsza niż sam koszt lotu. Trasy, nazwiska i cel podróży objęte są tajemnicą handlową i nie są udostępniane poza zakresem niezbędnym do wykonania lotu, czyli operatorowi, obsłudze naziemnej i służbom granicznym tam, gdzie wymagają tego przepisy.

Na życzenie podpisujemy umowę o zachowaniu poufności, także w wersji przygotowanej przez Twoją firmę. Przy szczególnie wrażliwych zleceniach, na przykład podróżach związanych z negocjacjami lub transakcjami, ograniczamy obieg informacji wewnątrz naszej firmy do opiekuna zlecenia i osoby go zastępującej. Nie publikujemy nazw klientów w materiałach marketingowych bez pisemnej zgody.

Stała współpraca z asystentem przy kolejnych lotach

Pierwszy lot zajmuje najwięcej czasu, bo obejmuje weryfikację dostawcy i podpisanie umowy. Każdy kolejny jest krótszy.

1. Profil firmy i pasażerów. Zapisujemy dane do faktury, procedurę akceptacji po Twojej stronie, preferowane lotniska oraz preferencje osób podróżujących, w tym diety i wymagania dotyczące kabiny.
2. Umowa ramowa. Przechodzi przez dział prawny raz. Kolejne loty są zleceniami na jej podstawie, bez ponownej ścieżki akceptacji.
3. Jeden opiekun. Rozmawiasz z tą samą osobą, która zna Twoją firmę i jej procedury. Przy jego nieobecności zastępstwo zna kontekst, więc nie tłumaczysz wszystkiego od nowa.
4. Skrócone zapytanie. Przy kolejnych lotach wystarczy trasa i termin, resztę mamy w profilu. Odpowiedź z wariantami przekazujemy zwykle w ciągu 30 minut.
5. Rozliczenie zbiorcze. Przy regularnych lotach jedna faktura miesięcznie zamiast osobnej po każdym zleceniu.

Najczęściej zadawane pytania asystentów

• • Nie znam się na lotnictwie. Czy to problem?

  • Nie i nie oczekujemy tej wiedzy. Wystarczą cztery informacje: skąd, dokąd, kiedy i ile osób. Klasę maszyny, lotniska i procedury dobieramy sami, a w ofercie tłumaczymy różnice między wariantami zwykłym językiem.

    Większość osób organizujących lot dla przełożonego robi to kilka razy w roku, a nie codziennie. Nasz tryb obsługi jest zbudowany właśnie pod taką sytuację.

• • Ile czasu zajmie przygotowanie oferty?

  • Zestawienie wariantów przekazujemy zwykle w ciągu 30 minut od zapytania, także poza godzinami pracy biura. Zawiera typ i rocznik maszyny, nazwę operatora, godziny, zdjęcia egzemplarza i cenę rozpisaną na pozycje.

    Jeśli termin jest bardzo bliski, powiedz o tym w pierwszej wiadomości. Przy trasie w obrębie strefy Schengen wylot z polskiego lotniska jest realny w 3-4 godziny od zgłoszenia, o ile w pobliżu stoi wolna maszyna z załogą.

• • Firma wymaga weryfikacji dostawcy. Macie potrzebne dokumenty?

  • Tak. Standardowo przekazujemy dane rejestrowe, nazwę operatora wykonującego lot wraz z informacją o jego certyfikacie AOC, potwierdzenie ubezpieczenia oraz projekt umowy. Na życzenie także referencje i umowę o zachowaniu poufności.

    Jeśli Twoja firma ma własny formularz weryfikacji dostawcy albo listę oświadczeń, prześlij go na starcie. Wypełnimy go zwykle w ciągu jednego dnia roboczego. Ten etap najczęściej wydłuża całą sprawę, więc warto uruchomić go równolegle z wyborem maszyny.

• • Na kogo wystawiacie fakturę?

  • Na podmiot wskazany w zamówieniu, z wyszczególnieniem usługi transportu lotniczego, trasy i terminu. Dane do faktury zbieramy przy zamówieniu, żeby nie korygować dokumentu po locie.

    Na życzenie przygotowujemy rozbicie kosztu na uczestników, działy lub projekty, co bywa potrzebne przy refakturowaniu między spółkami w grupie. Kwalifikację wydatku jako kosztu uzyskania przychodu potwierdź z doradcą podatkowym swojej firmy.

• • Czy mogę dostać ofertę bez zobowiązania, żeby pokazać ją zarządowi?

  • Tak. Wyszukiwanie maszyn i przygotowanie wyceny są bezpłatne i nie zobowiązują do zawarcia umowy. Zestawienie przygotowujemy w formie gotowej do przekazania dalej, bez konieczności przepisywania.

    Jeśli decyzja się przeciąga, powiedz nam o tym. Dostępność maszyn zmienia się z dnia na dzień, więc przed spotkaniem zarządu odświeżymy wycenę, żebyś nie prezentował nieaktualnych kwot.

• • Co, jeśli przełożony zmieni plany w ostatniej chwili?

  • Przesunięcie godziny wylotu, dodanie punktu pośredniego czy zmiana liczby pasażerów są zwykle wykonalne, o ile pozwalają na to sloty, zasięg maszyny i limit czasu pracy załogi. Zasady rozliczenia takich zmian zapisujemy w umowie, żebyś wiedział z góry, co jest bezpłatne, a co nie.

    Zadzwoń, nie pisz, jeśli zmiana jest pilna. Opiekun zlecenia jest dostępny przez całą dobę, także w dniu wylotu.

• • Czy informacja o locie pozostanie poufna?

  • Tak. Trasy, nazwiska i cel podróży objęte są tajemnicą handlową i przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania lotu, czyli operatorowi, obsłudze naziemnej i służbom granicznym tam, gdzie wymagają tego przepisy.

    Podpisujemy umowę o zachowaniu poufności, także w wersji przygotowanej przez Twoją firmę. Nazw klientów nie publikujemy w materiałach marketingowych bez pisemnej zgody.

• • Czy muszę być na lotnisku razem z przełożonym?

  • Nie. Obsługa odbywa się w terminalu general aviation, gdzie pasażerowie są odbierani przez agenta handlingowego. Na dobę przed wylotem otrzymujesz dokument z adresem terminalu, godzinami, znakami rejestracyjnymi maszyny i numerami kontaktowymi, w formie gotowej do przesłania przełożonemu.

    Jeśli chcesz być obecny przy odprawie, jest to możliwe. Wjazd na teren terminalu wymaga jedynie wcześniejszego podania numeru rejestracyjnego samochodu.

• • Jak przekonać dział finansowy do kosztu lotu prywatnego?

  • Najmocniejszy argument to porównanie kosztu całkowitego, a nie ceny biletu. Przy grupie od sześciu osób koszt na uczestnika zbliża się do klasy biznes na rejsie z przesiadką, a przy trasach bez bezpośredniego połączenia wypada korzystniej, bo znika nocleg i stracony dzień pracy całego zespołu.

    Do wyceny dołączamy rozpisanie pozycji, więc masz gotową odpowiedź na pytanie, z czego wynika kwota. Na życzenie przygotujemy też zestawienie porównawcze z alternatywą rejsową dla konkretnej trasy.

• • Organizujemy loty kilka razy w roku. Czy da się to uprościć?

  • Tak. Proponujemy umowę ramową, która przechodzi przez dział prawny raz, a kolejne loty są zleceniami na jej podstawie, bez ponownej ścieżki akceptacji. Do tego zapisujemy profil firmy: dane do faktury, procedurę akceptacji, preferowane lotniska i preferencje osób podróżujących.

    Przy kolejnych zapytaniach wystarczy podać trasę i termin. Przy regularnych lotach ustalamy też rozliczenie zbiorcze w cyklu miesięcznym, co upraszcza obieg dokumentów po Twojej stronie.

• • Czy zajmiecie się także hotelem i transferem?

  • Tak, koordynuje to ten sam opiekun, który prowadzi lot. Organizujemy transfer samochodem z kierowcą na płytę lotniska, catering z wybranej restauracji, rezerwację hotelu oraz obsługę w terminalach general aviation po obu stronach trasy.

    Dzięki temu masz jeden kontakt zamiast kilku dostawców i jedną fakturę zamiast kilku dokumentów do rozliczenia.

• • Kto odpowiada za bezpieczeństwo lotu?

  • Operator wykonujący lot, na podstawie certyfikatu AOC wydanego przez krajowy nadzór lotniczy. To on odpowiada za zdatność maszyny, kwalifikacje załogi i przestrzeganie przepisów EASA, a jego odpowiedzialność wobec pasażerów jest obowiązkowo ubezpieczona.

    Jako broker dobieramy operatora i podajemy jego nazwę przed podpisaniem umowy, żeby dział bezpieczeństwa Twojej firmy mógł zweryfikować go samodzielnie. Współpracujemy wyłącznie z podmiotami mającymi ważny certyfikat, a przy części zleceń dodatkowo ocenę bezpieczeństwa ARGUS lub Wyvern.

Dlaczego asystenci wracają do nas

Dla asystenta organizacja lotu przełożonego to zadanie, w którym nie ma nagrody za sukces, a błąd jest widoczny natychmiast. Naszą rolą jest zdjąć z Ciebie ryzyko: sprawdzić dokumenty pasażerów, dobrać lotnisko pod adres spotkania, przygotować papiery dla zakupów i księgowości oraz być pod telefonem w dniu wylotu. Ty przekazujesz przełożonemu gotową decyzję, a nie listę pytań.

Nasza firma w liczbach:

• 60+ lotów międzynarodowych tygodniowo.
• Dostęp do około 6500 odrzutowców biznesowych różnych klas.
• 5000+ obsłużonych klientów, w większości powracających.
• 26 pracowników mówiących w ponad 10 językach europejskich.
• 4 biura w Europie.
• 12 lat doświadczenia w lotnictwie biznesowym.

Opiekun zlecenia jest dostępny przez całą dobę, siedem dni w tygodniu.

Nasz zespół

Charlotte Mckinney

Dyrektor Handlowy

charlotte.m@private-jets.pl

Henry Richter

Szef Wydziału Lotnictwa

henry.r@private-jets.pl

Emma Miller

Dyrektor ds. rozwoju

emma.m@private-jets.pl

Liam Bishop

Wiodący konsultant lotniczy

liam.b@private-jets.pl

Oliver Davis

Airbroker

oliver.d@private-jets.pl

Anna Laurent

Konsultant lotniczy

anna.l@private-jets.pl

Zespół Prywatne samoloty tworzą doświadczeni specjaliści lotnictwa biznesowego. Obecnie w biurach firmy pracuje 26 specjalistów. Każdy klient otrzymuje osobistego opiekuna, który towarzyszy mu na każdym etapie współpracy.

Ważne jest dla nas, aby klienci mogli kontaktować się nie tylko z opiekunem, ale również z kierownictwem firmy. Jeśli sprawa nie zostanie rozwiązana z osobistym opiekunem, możesz napisać na adres flight@private-jets.pl, a wiadomość przekażemy kierownikowi danego działu.

Jesteśmy otwarci na dialog i chętnie wysłuchamy Państwa sugestii oraz opinii na temat pracy firmy.